Nein. Vinou läuft komplett im Internetbrowser – also im gleichen Programm, mit dem Sie auch sonst im Internet surfen. Es gibt keine App zum Installieren. Sie brauchen nur eine Internetverbindung, und es funktioniert mit jedem üblichen Browser.
Ja. Die Ansichten sind fürs Handy gemacht und werden dort richtig dargestellt. Auch der Online-Shop ist so gebaut, dass Ihre Kunden bequem am Handy bestellen können.
In der Regel ja. Vinou wurde sogar schon an der Mosel mit einer sehr langsamen Mobilfunkverbindung vorgeführt. Wenn eine Seite einmal länger lädt, liegt das meist an der Verbindung vor Ort und ist die Ausnahme.
Meistens nicht. Vinou ist so aufgebaut, wie im Weingut tatsächlich gearbeitet wird, und erklärt sich weitgehend von selbst – für den normalen Betrieb wurde bisher noch nie eine Schulung verkauft. Eine einfache Merkregel hilft beim Einstieg: Alles, was orange ist, kann man anklicken; was grau ist, ist gerade nicht auswählbar. Nur für die Kellerarbeit kann eine kurze Einweisung sinnvoll sein.
Ja. Vinou ist weinbauamtlich zugelassen und hat eine Zertifizierungsnummer. Diese finden Sie im Programm oben über das Fragezeichen.
Am besten drei Dinge, damit wir Ihr Anliegen schnell zuordnen können: den Produktnamen, die Versionsnummer der App und die Versionsnummer der Schnittstelle. Beide Versionsnummern finden Sie im Programm oben über das Fragezeichen – dort steht immer der aktuelle Stand.
Direkt im Programm gibt es ein Support-System. Sie schreiben uns dort eine kurze Anfrage (ein sogenanntes Ticket), wir werden benachrichtigt und melden uns zeitnah zurück. Über diesen normalen Weg kann eine Antwort auch einmal etwas dauern.
Ja, mit dem kostenpflichtigen Premium-Support-Paket. Damit bekommen Sie eine eigene Nummer und können uns schnell direkt telefonisch erreichen. Eine allgemeine Kontaktnummer gibt es zusätzlich.
Vinou ist stärker auf die Vermarktung ausgelegt. Jeder Wein hat von Anfang an ein Flaschenbild und viele weinspezifische Felder. Dafür fehlen einzelne klassische Lagerfunktionen bewusst – der Schwerpunkt liegt darauf, den Wein gut zu präsentieren.
Ja. Nicht nur das Programm, sondern auch die Weine selbst können mehrsprachig sein. Das ist praktisch, wenn Sie ins Ausland verkaufen. Standardmäßig sind Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch dabei; weitere Sprachen schalten wir bei Bedarf frei.
Ja. Zu jedem Wein gibt es automatisch ein schön gestaltetes Datenblatt (die Expertise) als PDF. Es ist mit Rand gestaltet, damit Sie es problemlos auf einem normalen Bürodrucker ausdrucken können. Darauf ist auch ein QR-Code, über den man den Wein aufs Handy speichern kann – praktisch etwa bei Verkostungen.
Ja. Das Datenblatt lässt sich frei gestalten und auf Wunsch mit Ihrem eigenen Logo und Ihren Farben (Ihrem Corporate Design) versehen.
Der Vinogusto ist eine Art Geschmackskarte. Damit ordnen Sie einen Wein geschmacklich ein und zeigen, wozu er passt. Diese Einordnung können Sie später zum Beispiel auch im Online-Shop nutzen.
Ja. Zu fast allem – Wein, Tank, Kunde oder Artikel – können Sie Dateien ablegen, jeweils mit Titel und Beschreibung. Auch ein Video lässt sich verknüpfen: Bei einem Verkostungsvideo hinterlegen Sie einfach den Link zu YouTube.
Ja. In fast jedem Bereich gibt es einen Download-Knopf, mit dem Sie Ihre Daten als Liste – zum Beispiel als Excel-Datei – herunterladen. Das gilt für Weine, Fassweine und weitere Artikel.
Ja. Sobald ein Wein verkauft werden soll, geben Sie ihn aus dem Keller für den Verkauf frei – bei Fasswein ist das die Fassweinfreigabe. Damit wandert er in die Verkaufsverwaltung. Auch beim Datenexport lassen sich Fassweine getrennt ausgeben.
Ja. Bei einer Bestellung können Sie einen Leistungszeitraum angeben. So lassen sich auch Dienstleistungen wie eine Lohnabfüllung erfassen und abrechnen.
Ja. Sie können jede Position frei erfassen, Name und Beschreibung ergänzen und den Preis anpassen. Eine Position lässt sich auch als Naturalleistung oder als Probe kennzeichnen.
Nein, eine automatische Traubengeldabrechnung gibt es nicht. Wenn Sie mit externen Traubenlieferanten arbeiten, erfassen Sie das Traubengeld einfach von Hand als eigene Position.
Ja. Das digitale Etikett (E-Label) mit den Zutaten- und Nährwertangaben ist bei Vinou Office bereits enthalten. Zurzeit gibt es keine Begrenzung, wie viele Sie erstellen dürfen.
Weil beim Etikettendruck oft noch nicht alle Angaben feststehen. Sie können den QR-Code schon vorab erzeugen und an die Druckerei geben. Sobald nach der amtlichen Prüfung die genauen Angaben feststehen, erstellen Sie das digitale Etikett und hängen es an den QR-Code. So passt es zum tatsächlichen Ablauf im Weingut.
Kein Problem. Sie erstellen einfach ein neues digitales Etikett und hängen es an den bereits gedruckten QR-Code. Die schon gedruckten Etiketten auf den Flaschen müssen dafür nicht neu gedruckt werden.
Weil die Arbeit im Keller zunächst nichts mit dem Verkauf zu tun hat. Erst wenn Sie einen Wein abfüllen und für den Verkauf freigeben, wandert er in die Verkaufsverwaltung. Genau so läuft es ja auch in Wirklichkeit: Der Wein liegt im Keller, und irgendwann kommt der Moment der Abfüllung.
Das Weinmodul im Keller ist wie die Weinkonten in Ihrem Kellerbuch aufgebaut. Sie legen einen Wein an und tragen Ihre Arbeitsschritte digital darauf ein. Alles wird als Zeitverlauf dargestellt, sodass Sie immer sehen, was wann passiert ist.
Ja, das ist sogar einer der Schwerpunkte. Die Kelleransicht ist fürs Handy und Tablet gemacht. Wichtig ist nur: Weil Vinou die Daten aus dem Internet lädt, brauchen Sie auch im Keller eine Internetverbindung. Ohne Internet funktioniert es unten nicht.
Das sind kleine Aufkleber mit Funktion, die Sie am Tank anbringen. Auf dem Chip ist gespeichert, welcher Tank es ist. Sie halten einfach Ihr Handy oder Tablet an den Chip, und Vinou öffnet sofort den Wein, der gerade in diesem Tank liegt – ohne dass Sie ihn erst suchen müssen. Liegen Messwerte wie Restzucker oder Mostgewicht vor, sehen Sie diese direkt, und Sie können Arbeitsschritte und Stoffzugaben sofort erfassen.
Für feuchte Keller empfehlen wir ein robustes, spritzwassergeschütztes Tablet mit eigener SIM-Karte, das sich selbst mit Internet versorgt – solche Geräte können wir Ihnen mitverkaufen. Voraussetzung ist, dass unten überhaupt ein Mobilfunknetz ankommt. Liegt der Keller mehrere Meter unter der Erde ganz ohne Empfang, stößt auch das an seine Grenzen. Aus der Zusammenarbeit mit Weingütern an der Mosel, die tiefe und feuchte Keller haben, können wir Ihnen aber Erfahrungswerte weitergeben.
Ja, solange der Wein noch nicht abgeschlossen (archiviert) ist. Jede Korrektur wird sauber und rechtssicher festgehalten, wie es die Weinkontrolle verlangt.
Ja. Weinbuch, Herbstbuch und Kellerbuch können Sie über den Bereich Berichte als Download erzeugen.
Dafür gibt es ein eigenes Modul für Ihre Zugabestoffe. Wenn Sie eine Stoffzugabe eintragen, werden die verwendeten Mengen automatisch vom Bestand abgezogen.
Ja. Sobald Sie eine Anreicherung als Arbeitsschritt eintragen, wird sie automatisch gekennzeichnet. Beim Verschnitt wird das mitgenommen, sodass auch der daraus entstehende Wein automatisch als angereichert gilt – ohne dass Sie ein Häkchen von Hand setzen müssen.
Nein, das ist bewusst nicht enthalten. Die Weinkontrolle untersagt bei der Zertifizierung ausdrücklich solche Warnungen – der Winzer muss Fehler machen dürfen. Ausgewertet werden Ihre Daten aber jederzeit. Geplant ist ein zusätzliches Dokument (Arbeits- bzw. Weinbericht), das unter anderem die Zusammensetzung und die Arbeitsschritte darstellt.
Ja. Sie stellen den Auftrag in Vinou zusammen – etwa Alkoholgehalt oder Handelsanalyse – und er geht per E-Mail ans Labor. Zusätzlich wird ein Aufkleber mit QR-Code erzeugt, den Sie an die Probe hängen; darüber ist der Auftrag eindeutig zuzuordnen. Nur die Flasche selbst müssen Sie noch physisch zum Labor bringen.
Der Rückweg ist bei uns technisch fertig, wird aber bislang von keinem Labor genutzt. Für Labore wie Glims oder E-Lims können wir den automatischen Import bei Bedarf einrichten – hier wären Sie unter Umständen einer der ersten Kunden, die das nutzen.
Ja. In der Liste gibt es eine Schnellaktion, mit der Sie sofort eine Nachricht verfassen und passende Dokumente anhängen können. Auf Wunsch läuft der Versand über Ihr eigenes E-Mail-Konto, sodass der Schriftwechsel auch in Ihrem Postfach liegt.
Ja. Für Kunden mit zentraler Abrechnung – etwa Edeka-Märkte – hinterlegen Sie einmal die sogenannte GLN-Nummer beim Kunden. Diese Nummer erscheint dann auf der E-Rechnung, sodass auch große Abnehmer sie sauber verarbeiten können.
Nein. Vinou ist kein Newsletter-Programm. Einen guten Newsletter zu verschicken ist technisch aufwendig, damit die E-Mails nicht im Spam landen – das ist ein eigenes Fachgebiet. In Vinou wird nur festgehalten, ob ein Kunde dem Newsletter zugestimmt hat. Für den Versand selbst laden Sie die Adressen als Liste herunter und nutzen ein eigenes Newsletter-Programm.
Ein eigenes Feld dafür gibt es nicht. Am einfachsten legen Sie dafür eine eigene Kundengruppe an – zum Beispiel „keine Preisliste“. Nach dieser Gruppe können Sie dann gezielt filtern und diese Kunden beim Versand ausnehmen.
Ja. Sie können auch nur einen Teil eingeben – etwa ein paar Buchstaben des Namens, die Postleitzahl oder einen Teil der Kundennummer. Die Suche ist schnell und wurde mit bis zu 16.000 Kunden getestet.
Nein. Für die Kasse arbeiten wir mit spezialisierten Kassensystemen wie LaCash oder Ready-to-Order zusammen, die angebunden werden. Der Grund: Für Kassen gelten sehr strenge Vorschriften, um die sich eigene Fachfirmen kümmern. In einer Vinothek können Sie Vinou aber trotzdem gut einsetzen – mit einer einfachen Kassenschublade und einem EC-Gerät, während Vinou die Warenwirtschaft übernimmt.
Sehr schnell. Sie können die Erfassung komplett über die Tastatur bedienen, was im Verkauf oft flotter ist als mit der Maus. Viele Felder werden automatisch vorausgefüllt.
Ja. Sie können aus der Bestellung mit einem Schritt die passende Rechnung erzeugen. Bei einem Barverkauf vor Ort wird die Bezahlung automatisch mitverbucht.
Ja. Hinterlegte Preisgruppen – etwa Gastronomiepreise – und der kundenspezifische Rabatt werden automatisch zusammengerechnet.
Ja. Jede Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung. Standardmäßig ist das ein normales PDF, in dem die E-Rechnung mit eingebaut ist. Wer nur die reine Datendatei braucht – zum Beispiel Edeka –, kann diese getrennt herunterladen. Per E-Mail wird immer beides mitgeschickt.
Ja. Wenn Sie an der Rechnungsvorlage etwas ändern, können Sie die Rechnung mit dem neuen Aussehen noch einmal ausgeben. Die Rechnung selbst bleibt inhaltlich gleich – sie wird also nicht rechtlich neu erstellt, sondern nur neu dargestellt.
Über den Download-Bereich können Sie zum Beispiel Umsatz, Stornos, Zahlungseingänge und eine Liste der offenen Rechnungen herunterladen – ebenso die Dokumente selbst.
Vinou erstellt die Versandmarken automatisch – über unseren Partner ShipCloud. Standardmäßig stehen UPS und DPD zur Verfügung. ShipCloud informiert Ihre Kunden auch automatisch über den Stand der Sendung, also etwa wann das Paket unterwegs ist.
Grundsätzlich ja. DHL erlaubt aber nicht, den Versand über uns mitzubuchen. Deshalb brauchen Sie dafür einen eigenen Vertrag und einen eigenen Zugang bei ShipCloud, über den die DHL-Marken erstellt werden.
Automatisch. Sie hinterlegen einmal das Leergewicht Ihrer Kartons und das Gewicht der einzelnen Artikel. Daraus errechnet Vinou das Versandgewicht. Ohne diese Angaben lässt sich kein Versand erstellen.
Der Speditionsversand ist nicht fest eingebaut, weil die Kosten meist individuell sind. Üblich ist folgender Weg: Sie buchen die Bestellung als Abholung und setzen eine eigene Position „Speditionsversand“ dazu. Auf Wunsch lässt sich eine Spedition auch fest anbinden.
Ja. Sie hinterlegen einmal, welche Kartongrößen Sie haben – etwa 1, 2, 3, 6, 12 und 18 Flaschen. Aus einer Bestellung erstellt Vinou dann automatisch die passenden Versandmarken. Beispiel: Bei 18 Flaschen und den Größen 6 und 12 erzeugt Vinou zwei Marken.
Sehr individuelle Wünsche – etwa ausdrücklich drei 6er-Kartons statt eines 12ers und eines 6ers – können Sie über eine Liefernotiz beim Kunden hinterlegen. Diese erscheint dann automatisch auf dem Lieferschein. Wichtig: Damit schalten Sie für diesen Fall die automatische Kartonaufteilung aus – die fehlende Versandmarke müssten Sie dann von Hand erstellen.
Ja. Wenn Sie beim Artikel die Kartongröße angeben, wird die Anzahl der Kartons automatisch auf dem Lieferschein ausgewiesen.
Ja. Zu jeder erstellten Versandmarke sehen Sie den aktuellen Status, solange der Versanddienst die Daten noch bereithält. Bei sehr alten Sendungen sind die Daten irgendwann nicht mehr verfügbar.
Ja. Es gibt einen eigenen Bereich für offene Rechnungen (offene Posten), in dem Sie jederzeit den Stand sehen.
Zurzeit noch nicht. Ein automatisches Mahnwesen ist in Arbeit, aber noch nicht verfügbar, und einen genauen Termin gibt es noch nicht. Bis dahin sehen Sie den Stand über die Liste der offenen Rechnungen und mahnen bei Bedarf selbst an.
Ja, in drei Ausführungen. Die Grundvariante ist der Standard-Shop. Er wird auf Ihrem eigenen Webserver eingerichtet – dort, wo auch Ihre Internetseite läuft – und von uns einmal fertig konfiguriert.
Der Standard-Shop kostet einmalig 1.280 Euro. Danach ist er bei Ihnen eingerichtet und eingestellt. Sie bekommen von uns eine Checkliste, welche Inhalte auf der Startseite erscheinen sollen.
Nein, das ist der große Vorteil. Der Shop hängt direkt an Ihrer Vinou-Verwaltung. Ändern Sie etwas in Vinou – zum Beispiel den Jahrgang oder den Preis –, ist es innerhalb von Sekunden auch im Shop aktuell. Bestände, Preise und Nährwertangaben werden eins zu eins übernommen.
PayPal ist von Haus aus dabei; Sie hinterlegen dafür nur Ihre Zugangsdaten, wozu es von uns eine kurze Anleitung gibt. Über unseren Partner Stripe kommen Kreditkarte und Lastschrift dazu. Alles stellen Sie bequem in den Einstellungen ein.
Ja. Wenn ein Kunde bei Ihnen anruft und Sie die Bestellung auf sein Kundenkonto erfassen, erscheint sie automatisch auch in seinem Konto im Online-Shop. Er kann den Stand seiner Bestellung dann selbst verfolgen, ähnlich wie man es von großen Versendern kennt.
Neben dem Standard-Shop gibt es eine angepasste Variante, bei der der Shop stärker an Ihren Auftritt angepasst wird (im Schnitt zwei bis fünf zusätzliche Arbeitstage). Und es gibt die große Variante: Hier setzen wir eine komplette, von einer Agentur gestaltete Internetseite mit Shop-Bereich technisch für Sie um.
Eine feste Schnittstelle zu einer bestimmten Buchhaltungssoftware gibt es nicht. Da Vinou aber auf Schnittstellen ausgelegt ist, lässt sich eine solche Anbindung nach Ihren genauen Vorgaben nachbauen. Den Aufwand dafür schätzen wir Ihnen dann individuell.
Ja. Jeden Warenausgang und jede Bestellung können Sie direkt als CSV-Datei herunterladen – das ist von Haus aus dabei. Wenn Sie das zum Beispiel einmal pro Woche machen und Ihnen diese Datei reicht, ist das gut machbar.
Hinweis: Diese FAQ fasst Aussagen aus dem Erstgespräch zusammen. Angaben zu Preisen, Partnern und geplanten Funktionen können sich ändern und sollten vor einer verbindlichen Weitergabe geprüft werden.